Administrative Assistant (ž/m)

Popis pracovného miesta

Do spoločnosti XIMEA hľadáme administratívneho asistenta/-ku (ž/m), ktorý/-á bude zabezpečovať operatívnu a administratívnu podporu pre celú firmu. Pôjde o rôznorodú prácu – od starostlivosti o kanceláriu a vybavenie, cez služobné cesty a firemné vozidlá, až po evidenciu školení a zmlúv.

Ak máš rád/rada poriadok, vieš si udržať prehľad v termínoch a baví ťa, keď veci fungujú tak, ako majú, táto pozícia je pre teba. Do všetkého ťa zaučíme a kolegovia ti budú od začiatku k dispozícii.

ČO ŤA ČAKÁ?

FACILITY MANAGEMENT:

Postaráš sa o to, aby naše priestory a vybavenie fungovali tak, ako majú.

•     Objednávanie náhradných dielov a follow-up s dodávateľmi.

•     Evidencia servisov a stráženie termínov, aby nám nič neuniklo.

•     Zber cenových ponúk a vedenie databázy dodávateľov.

OFFICE MANAGEMENT:

Budeš mať na starosti každodenný chod kancelárie – od kávy až po podujatia.

•     Objednávanie a vykladanie kancelárskych potrieb, ovocia a kávy, kontrola stavu spotrebného materiálu.

•     Dohľad nad upratovacími službami a čistotou priestorov.

•     Zabezpečovanie pošty a bežnej administratívnej komunikácie.

•     Rezervácie reštaurácií a zasadacích miestností.

•     Zabezpečenie a vyúčtovanie obedov, najmä v Marianke, kde nám jedlo nosí dodávateľ

•     Pomoc pri organizácii firemných podujatí a ďalšie administratívne úlohy.

SLUŽOBNÉ CESTY A MOBILITA:

Naši kolegovia cestujú za zákazníkmi a na veľtrhy po celom svete – ty im zabezpečíš, aby cesta prebehla bez starostí.

•     Rezervácie leteniek, hotelov a taxíkov.

•     Zabezpečenie cestovného poistenia.

•     Evidencia služobných ciest.

BOZP / PO / PZS:

•     Evidencia školení, termínov a dokumentácie.

•     Objednávanie vstupných školení BOZP a PO pre nových zamestnancov aj pravidelných cyklických školení.

SPRÁVA VOZOVÉHO PARKU:

•     Kontrola platnosti STK a EK.

•     Objednávanie diaľničných známok a servisných prehliadok.

•     Evidencia servisov a poistenia firemných vozidiel.

ZMLUVY A DOKUMENTÁCIA:

•     Príprava, evidencia a archivácia zmlúv a dokumentov.

Benefity

•    Byť súčasťou stabilnej spoločnosti, ktorá je medzinárodne uznávaná za svoje inovatívne technologické produkty a služby

•    Rôznorodá práca, pri ktorej spoznáš chod celej technologickej firmy

•     Hodiny s fitness trénerom v súkromnej telocvični (v našom office v Marianke)

•     MultiSport karta

•     Hodiny angličtiny

•     5 Sick days (dní voľna na regeneráciu)

•     Teambuildingové aktivity

•     Ročné bonusy podľa výsledkov spoločnosti (negarantované)

Osobnostné predpoklady a zručnosti

Hľadáme človeka, ktorý:

•     má pozitívny prístup k práci a rád/rada pomáha ostatným

•     je spoľahlivý, zodpovedný a dokáže pracovať samostatne

•     má rád poriadok, dobrú organizáciu a precíznosť vo veciach

•     si vie udržať prehľad o termínoch a zvláda viac vecí naraz bez toho, aby niečo „ušlo“

•     je komunikatívny a nebojí sa ozvať dodávateľom, kolegom či servisom

•     je proaktívny, vie sa vynájsť v rôznych situáciách a má tendenciu prirodzene optimalizovať a zlepšovať veci okolo seba

•     pristupuje k informáciám diskrétne

Výhodou (nie podmienkou) je, ak máš skúsenosť alebo záujem o niektorú z nasledujúcich oblastí:

•     administratíva, office management alebo recepcia

•     organizácia služobných ciest alebo firemných podujatí

•     komunikácia s dodávateľmi a zber cenových ponúk

•     základná orientácia v oblasti BOZP a PO

•     správa vozového parku

Informácie o výberovom konaní

Radi ťa spoznáme hlbšie ako z tvojho životopisu. Napíš nám o sebe aspoň 2-3 vety, kde nám dáš vedieť, prečo si myslíš, že Ty a táto práca ste správna kombinácia.

Výberový proces bude pozostávať z telefonického prescreeningu, osobného stretnutia a krátkej úlohy.

Popis spoločnosti

XIMEA je medzinárodne úspešná a technologicky uznávaná firma s výskumno-návrhovým tímom a výrobnou prevádzkou na Slovensku: https://www.youtube.com/watch?v=876axbKXSw8
Navrhuje, vyvíja a vyrába širokú škálu vysoko technologických priemyselných, vedeckých a špeciálnych kamier, ktoré sa uplatňujú v najrôznejších špičkových aplikáciách. Sú výnimočné svojou rýchlosťou, kompaktnosťou a kvalitou spracovania.

Sme pravidelným držiteľom ocenenia Forbes Diamanty Slovenska, ktoré oceňuje zdravo rastúce spoločnosti. Viac o nás sa dozviete tu:
https://www.youtube.com/watch?v=TaP4x9f4CvI